Ombudsperson für Studium und Lehre
Mit der etablierten Stelle einer Beauftragten für Studienqualität beziehungsweise einer Ombudsperson für Studium und Lehre (im Folgenden: Ombudsperson) trägt die Universität ihrer Verantwortung Rechnung, auch im Bereich Studium und Lehre Vorkehrungen gegen Fehlverhalten in der Lehre, bei der Informationsvermittlung oder in der Beratung und Betreuung von Studierenden zu treffen. Sie unterstützt damit die Einhaltung ihrer akademischen Standards in Lehre und Studium, die den Studierenden eine wissenschaftliche und berufsorientierte Lehre auf hohem Niveau, die Einhaltung der Studien- und Prüfungsordnungen und die Verfügbarkeit des für ein Studium in Regelstudienzeit erforderlichen Lehr- und Prüfungsangebots sowie in allen Phasen des Studiums den bestmöglichen Informations- und Beratungsstandard garantieren sollen.
Die Ombudsperson steht Studierenden für alle Anregungen und Beschwerden im Zusammenhang mit dem Lehr-, Studien- und Beratungsangebot zur Verfügung und unterstützt bei der Lösung von Konflikten, berät und vermittelt gegebenenfalls in schwierigen Situationen und wirkt auf eine einvernehmliche Einigung hin. Die Ombudsperson agiert allparteilich, vertraulich, neutral und unabhängig. Sie ist an fachliche Weisungen nicht gebunden. Vertraulichkeit und bei Bedarf die Wahrung vollständiger Anonymität sind oberste Prinzipien. Zudem erfolgt die Bearbeitung stets verbunden mit Respekt und Anerkennung gegenüber sämtlichen Beteiligten, betroffenen Personen und den entsprechenden Anliegen.
Als Ombudsangelegenheiten gelten insbesondere Beschwerden über oder Hinweise auf ein konkretes Fehlverhalten, oder einen Verdacht die einen besonderen Schutz der Vortragenden verlangen oder bei denen Beratung oder Vermittlung in kritischen Situationen erbeten wird. Bei Bedarf wird darauf hingewiesen, dass Anliegen ebenfalls als Ombudsangelegenheiten im Sinne der universitären Ordnung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis betrachtet werden können. Die Zuständigkeiten der Studiendekan*innen, der zentralen und dezentralen Gleichstellungsbeauftragten sowie der Vertrauensperson für Schwerbehinderte bleiben unberührt.
In Ombudsangelegenheiten wird die Identität der vortragenden Personen in besonderer Weise geschützt. Die Anonymität der vortragenden Personen bleibt vor allem gewahrt, wenn diese nicht ihr Einverständnis in Textform zur Bekanntgabe erklärt haben oder personenbezogene Daten nicht zur Auflösung eines Sachverhalts im Interesse der vortragenden Personen erforderlich sind. Beteiligte Dritte sind nicht berechtigt, die Identität vortragender Personen selbst festzustellen. Einsicht in Unterlagen des Verfahrens kann Beteiligten oder Dritten nur in anonymisierter Form hinsichtlich personenbezogener Daten und mit ausdrücklicher Einwilligung der vortragenden Personen gewährt werden. Über das Einsichtsrecht entscheidet die Ombudsperson.
Die Ombudsperson ist in dem Ausmaß zur Verschwiegenheit verpflichtet, wie es mit den Vortragenden jeweils vereinbart wurde. Insbesondere ist sie gegenüber Vorgesetzten oder Mitarbeiter*innen von beteiligten Einrichtungen oder Angehörigen der Universität nicht auskunftspflichtig, sofern es nicht zur Klärung eines Sachverhalts oder zum Verfahren zweckdienlich beiträgt.
Beschwerden und Verdacht auf (akademisches) Fehlverhalten im Bereich von Lehre, Studium und administrativen Prozessen mit studentischem Bezug betreffen insbesondere:
Prüfungs-, Anerkennungs-, Verfahrens-, Ausstattungs- und Ressourcenfragen, Schwierigkeiten im Umgang mit Lehrenden, Mitarbeiter*innen oder Studierenden, lehr- und studienbedingte Krisensituationen und Konflikte sowie Studienbedingungen und –angebote, Studierendenmobilität, Probleme curricularer Art ebenso wie Verfügbarkeiten und Beratungs- und Serviceangebote.
Das Vorbringen von Anliegen unterliegt keiner besonderen Frist oder Form. Es wird empfohlen, innerhalb von drei Monaten nach einem konkreten Ereignis vorstellig zu werden. Die Anliegen sollten insbesondere vorgetragen werden, bevor mit betreffenden Angelegenheiten verbundene Fristen ablaufen (zum Beispiel im Zusammenhang mit Prüfungsverfahren).
Die Anliegen können von einzelnen Personen oder Gruppen vorgetragen werden, die vom Gegenstand der Beschwerde nicht persönlich betroffen sein müssen. Absolvent*innen, Ortswechsler*innen sowie Studienabbrecher*innen sind innerhalb eines Jahres nach Exmatrikulation berechtigte Personen im Sinne der Verfahrenssätze bei Ombudsangelegenheiten. Die Ombudsperson ist frei, auch in Sachverhalten wie bisher beschrieben zu ermitteln, welche durch Mitarbeiter*innen vorgetragen wurden oder ihr auf andere Weise bekannt geworden sind.
Bei der Aufnahme von Sachverhalten wird eine Kurzbeschreibung erstellt mit Angaben zum Gegenstand der Anregung oder Beschwerde. Bei Beschwerden werden neben kurzer Begründung auch Angaben erhoben zur Häufigkeit und zum letzten Auftreten des Sachverhalts, zu bereits involvierten Ansprechpersonen, zur Betroffenheit der vortragenden Person(en), zum Ziel beziehungsweise ihrem Lösungsinteresse.
Auf Wunsch können Beschwerden und Hinweise anonym eingebracht werden. Soweit diese einen Verdacht auf ein Fehlverhalten von Mitgliedern oder Angehörigen der Universität betreffen, erfolgt eine Bearbeitung nur, wenn die vortragende Person bereit ist, wenigstens im Rahmen des besonderen Vertrauensschutzes in Ombudsangelegenheiten auch Angaben zur eigenen Person zu machen. Bei reinen Vorwürfen, Diffamierungen oder Beleidigungen gegen Personen, bei denen aufgrund rein anonymer Hinweise keine Gegenüberstellung der Sachverhalte zugelassen wird, wird der Sachverhalt nicht aufgenommen, da kein Lösungsinteresse festgestellt werden kann.
Ebenso wird von einer Aufnahme des Sachverhalts abgesehen, bei offensichtlich haltlosen und unplausiblen Angaben oder sollten vortragende Personen kein Ziel beziehungsweise kein Lösungsinteresse mit ihren Angaben verbinden. Gehen Anliegen bei anderen Stellen ein (Präsidium, Zentralverwaltung, zentrale Einrichtungen inklusive der Universitätsmedizin) informieren diese zeitnah und umfassend die Ombudsperson.
Nach Eingang eines Anliegens wird in der Regel das persönliche Gespräch mit vortragenden Personen gesucht. Eine Benachrichtigung oder Einbeziehung betroffener Dritter erfolgt, wenn zur Lösung deren Stellungnahme oder Gesprächsbeteiligung als notwendig angezeigt ist. Sofern erforderlich, werden weitere Informationen zur Einordnung des Sachverhalts ermittelt oder Stellungnahmen und Akteneinsicht von mit dem Sachverhalt befassten Dritten innerhalb der Universität erbeten. Das Ermittlungsrecht umfasst dabei alle dem Sachverhalt zuzurechnenden vertraulichen Informationen, Akten, Vorgänge und Daten, wobei die Ombudsperson selbst die Vertraulichkeit zu wahren hat. Über Ausnahmen entscheidet das jeweils ressortzuständige Präsidiumsmitglied.
Ist hingegen eine Vermittlung ohne Einbezug/Anhörung der von dem Anliegen betroffenen Person(en) nicht möglich, so kann die Ombudsperson Lösungsvorschläge erarbeiten, Aussprachen organisieren und begleiten sowie bei Konflikten vermitteln. Erscheint sie befangen, so kann sie zur Bearbeitung und Begleitung des Verfahrens eine Ersatzperson vorschlagen.
Zu eingegangenen Anregungen, Hinweisen, Beschwerden, Fragen oder Kritik kann die Ombudsperson Maßnahmen und Vorgehen für Lösungsprozesse mit Zuständigen abstimmen oder auch Empfehlungen an die zuständigen Gremien, Organe, Verantwortlichen oder Einrichtungen aussprechen. Angesprochene Stellen sind gehalten, sich in angemessener Frist mit den Empfehlungen zu beschäftigen und in einer Stellungnahme zu begründen, warum möglicherweise Empfehlungen nicht gefolgt wird.
Nach Einleitung von Verfahren/Maßnahmen wird regelmäßig geprüft, ob innerhalb einer angemessenen Frist (nach Vereinbarung) die gewählten Lösungen tatsächlich zu Verbesserungen führen. Hierzu können Berichte oder Stellungnahmen der zuständigen Stellen erbeten und gegebenenfalls weitere Vereinbarungen zur Nachjustierung getroffen werden. Die Verfahren und Umsetzungen sind zügig abzuwickeln.
Ein Verfahren/eine Maßnahme ist abgeschlossen, wenn eine benötigte Maßnahme wie vorgetragen oder in veränderter Form umgesetzt wurde oder wenn nach Analyse der Umsetzungsmöglichkeiten feststeht, dass sie durch die zuständige Einrichtung nicht weiterverfolgt werden kann, wenn einer Beschwerde abgeholfen wurde, sie sich als unbegründet erwiesen hat, sie zurückgezogen wurde oder ihr nicht weiter abgeholfen werden kann. Ein Sachverhalt kann auch abgeschlossen werden, wenn er im Wesentlichen erledigt ist und in seinem Rahmen eingeleitete Maßnahmen als neue Sachverhalte fortgesetzt werden müssen. Abschließend kann ein Vermerk für die eigenen Akten verfasst werden. Die Ombudsperson informiert mit Abschluss über die erzielten Ergebnisse. Sie informiert auch über Zwischenstände, soweit dies bei längeren Verfahrenslaufzeiten sinnvoll erscheint. Personenbezogene Daten werden nach abschließender Bearbeitung oder spätestens ein Jahr nach ihrer Erhebung gelöscht.
Fallspezifische Unterlagen werden in der Regel in elektronischer Form gehalten. Im Rahmen der Bearbeitung werden Daten und Unterlagen zum Vorgang und Verlauf für Dokumentationszwecke in einer Datenbank erfasst und für fünf Jahre aufbewahrt. Die Daten werden in anonymisierter Form für hochschulinterne Auswertungen verwendet und können in diesem Rahmen in Präsentationen bei öffentlichen oder nichtöffentlichen Sitzungen, in elektronischen Systemen oder als Berichte in Textform genutzt werden.
Alle vier Jahre gibt die Ombudsperson in einem Tätigkeitsbericht einen Überblick über Anzahl und Ergebnisse aller Verfahren und stellt diesen den für Lehre und Studium zuständigen Gremien zur Verfügung. Die dezentralen und zentralen Einrichtungen sind angehalten, bekannte Ergebnisse zu nutzen und in ihrem Qualitätsmanagement zu berücksichtigen.
Die Ergebnisse und Maßnahmen kommen einzelnen Personen, aber auch größeren Gruppen zugute. Das Verbesserungspotential ist von den jeweiligen Anliegen und deren Follow-ups abhängig. So sollen, im Sinne einer offenen Fairnesskultur, Fehler idealerweise als Anlass zum Umdenken und Neudenken verstanden werden.
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