Prüfungsverwaltungssoftware Flex Now

Die Prüfungsverwaltungssoftware FlexNow wird seit 1999 an der Universität Göttingen eingesetzt. Mittlerweile werden pro Semester ca. 100.000 Prüfungsleistungen verwaltet.

Damit der gesamte Prozess von der Prüfungsanmeldung bis zur Ergebnisbekanntgabe reibungslos funktioniert, müssen folgende Einzelschritte aufeinander abgestimmt werden:

• Korrekte Abbildung des Modulverzeichnisses in FlexNow (Studiengangsverantwortliche)
• Verknüpfung der Veranstaltung mit den zugehörigen Modulen sowie Bekanntgabe der Prüfungstermine im UniVZ (Lehrende/Sekretariate)
• Übertragung der Prüfungstermine an das Prüfungsamt mittels Schnittstelle (Studiengangsverantwortliche)
• Anmeldung (und gegebenenfalls Abmeldung) innerhalb der vorgesehenen Fristen (Studierende)

Vor der Prüfung

Abruf der Teilnehmer*innenliste aus FlexNow2 zum Überprüfen der Prüfungsvorleistungen und der Anwesenheit (Lehrende/Sekretariate)

Nach der Prüfung:

Eingabe der Noten in FlexNow2 und Freischaltung der Ergebnisse (Lehrende/Sekretariate)

Zur Qualitätssicherung der Daten und Abläufe sind verschiedene Werkzeuge etabliert: So erhalten Studiengangsverantwortliche nach Änderungen der Prüfungsordnung Übersichten über die erfolgte Abbildung in FlexNow und verifizieren deren Richtigkeit (Vier-Augen-Prinzip). Des Weiteren werden Studierende automatisiert per E-Mail an An- und Abmeldefristen zu den für sie relevanten Modulen erinnert, um unbeabsichtigtes Versäumen von Fristen zu vermeiden.

FlexNow für Studierende

FlexNow ermöglicht den Studierenden einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Prüfungsdaten. Sowohl die Anmeldung als auch die Einsicht in die Prüfungsergebnisse erfolgt online. Eine erfolgreiche Anmeldung zu einer Prüfung wird über eine sofortige Bestätigungsmail verifiziert und dokumentiert. Prüfungsinformationen, Ergebnisse und aktuelle Nachrichten sind ebenfalls online abrufbar. Fakultätsspezifische Regelungen und Mitteilungen sind auf den Internetseiten des jeweiligen Prüfungsamtes zu finden.

FlexNow für Lehrende und Sekretariate

Lehrende können über den Link ecampus.uni-goettingen.de Listen der Prüfungsteilnehmer*innen einsehen und exportieren, Ergebnisse eintragen und Nachrichten über die Prüfungsergebnisse versenden. Hierfür wird der Universitätsaccount benötigt, eine weitere Freischaltung ist nicht erforderlich.

Zusätzlich können diese Aufgaben an weitere Personen (insbesondere Sekretariate) delegiert werden. Hierzu muss ein Online-Formular ausgefüllt werden. Als Teil des Qualifizierungsprogramms für Mitarbeiter*innen (Teil „Verwaltungssysteme in der Lehre“) werden monatlich Schulungen für Einsteiger*innen angeboten.

Mit Fragen können sich Lehrende und Sekretariate an das für sie zuständige Prüfungsamt wenden.