Basis einer effizienten Umsetzung des QM-Systems sind auch ein standarisierter Studiengangreport sowie ein effektives Dokumentenmanagementsystem.

Die Abteilung Studium und Lehre hält einheitliche Studiengangreports für alle Studiengänge bereit, die mittelfristig regelmäßig und automatisch generiert werden, über die wesentlichen Kennzahlen eines Studiengangs Aufschluss geben, Stärken und Schwächen erkenntlich machen und zur Diskussion bzw. genaueren Analyse anregen. Der inhaltlich mit den Fakultäten und künftigen Nutzer*innen abgestimmte Studiengangreport wird bereits in den dezentralen und zentralen Verfahren genutzt und stetig erweitert. Aktuell umfasst er Einzelauswertungen zu den zentralen Fragestellungen (z.B. zur Kohortenstruktur, zu Fachwechseln, Abschlüssen und Abbrüchen oder zum Workload). Die Studiengangreports werden stetig weiterentwickelt und nach Bedarf ergänzt. 

Das vorgesehene Dokumentenmanagement wird zugeschnitten auf die universtitätsspezifischen Anforderungen des QM-Systems bereits aktuell in einer Betaversion durch eine Gruppe späterer Anwender*innen getestet und wird voraussichtlich ab 2022 zur Unterstützung dezentraler und zentraler Verfahren nutzbar sein. Es wird Zugriff über eine Web-Schnittstelle erlauben.

Die Universität nutzt hierzu ein Software-System (Elektronische Studierendenakte), das an anderer Stelle bereits erfolgreich eingesetzt wird, und stellt damit sicher, dass alle akkreditierungsrelevanten Daten in adäquater Weise dokumentiert werden und vor Datenverlust geschützt sind.